Allgemeines

Die in der Plattform integrierte Dokumentenbibliothek ermöglicht den sicheren Austausch von Dateien zwischen Mitgliedern einer Gruppe. Die Dateien müssen so nicht per E-Mail ausgetauscht werden und stehen in einer stets verbindlich aktuellen Version für alle Gruppenmitglieder zur Verfügung. Zusätzlich können die Dokumente auch in den Online-Sitzungen genutzt werden.

Hinzufügen von Dokumenten

Bevor Dokumente in einem Tool, wie beispielsweise im Präsentations-Tool, angezeigt werden können, müssen sie auf den Server geladen werden. Zu unterscheiden ist dabei, ob die Dokumente einer Gruppe, einer bestimmten Sitzung oder nur den Benutzenden selbst zugeordnet werden sollen.

Die folgende Abbildung zeigt die Zuordnung zu einer Gruppe:

Schritt 1: Ausführen der Aktion „Dokumente“ in „Meine Gruppen“

Abbildung: Meine Gruppen

Daraufhin wird folgender Dokumentenordner angezeigt:

Abbildung: Übersicht "Dokumentenordner"

Schritt 2: Zuordnung der Dokumente zu einem Unterordner:

• Unterverzeichnis „Sitzungs-Dokumente“
  Das Unterverzeichnis enthält die Dateien, welche der jeweiligen Sitzung zugeordnet werden sollen. Dieses Verzeichnis ist über die Gruppen-Aktion „Dokumente“ nicht verfügbar.

• Unterverzeichnis „“Gruppen-Dokumente“
  Dieses Unterverzeichnis enthält die Dateien, welche der Gruppe – sitzungsübergreifend zur Verfügung gestellt werden sollen. Hier werden bspw. Projektziele, Projektphasen, vereinbarte Gruppenregeln, allgemeine Vorlagen usw. abgelegt, die für alle Sitzungen dieser Gruppe zur Verfügung stehen sollen.

• Unterverzeichnis „Gruppenorganisatoren-Dokumente“:
  Dieses Unterverzeichnis beinhaltet die Dokumente nur des Gruppenverantwortlichen, die dem Gruppenorganisatoren in jeder Sitzung / jeder Gruppe zur Verfügung stehen. Dieses Verzeichnis eignet sich für allgemeine, nicht vertrauliche Dokumente bspw. einer Firmen- oder Profildarstellung.